Internal Opportunity: Website Coordinator

A position has opened within the Website Coordinator (WebC) team, and we’re inviting internal candidates from across the company to apply. This role is ideal for someone who excels in customer service, communication, and organization, and who wants to directly support our clients and contribute to high-quality website experiences.

About the Role

Website Coordinators act as the primary link between our clients and our design team. You’ll help clients make updates to their websites, gather clear information, submit accurate requests to designers, and ensure completed work meets expectations. This role requires strong communication skills, a customer-first mindset, reliability, and the ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

Client Communication

• Respond to client inquiries via email, phone, chat, and the Member’s Area
• Gather details, provide recommendations, keep clients updated, and de-escalate concerns professionally

Task and Workflow Management

• Create clear, complete change requests for designers
• Manage a high volume of tasks and meet expected turnaround times
• Review completed updates for accuracy and perform quality checks before websites go live

Quality and Accuracy

• Follow all department procedures and best practices
• Use internal tools and resources to ensure proper handling of tasks and minimize errors

Cross-Department Collaboration

• Work effectively with Design, Onboarding, Billing, Retention, and other teams
• Escalate issues with full context when necessary

Client Experience

• Offer design insight and proactive suggestions that improve client websites
• Take ownership of delivering a smooth, positive client experience

Professionalism and Reliability

• Meet productivity targets and maintain consistent response times
• Demonstrate strong attendance, punctuality, and independence in problem-solving

Continuous Learning and Contribution

• Stay up to date on policy changes and apply them consistently
• Ask clarifying questions when needed and share feedback that supports process improvements

Ideal Candidate Profile

We’re looking for someone who:
• Communicates clearly and confidently
• Is organized, reliable, and detail-oriented
• Handles multitasking in a fast-paced environment
• Uses resources effectively and follows procedures accurately
• Works independently while contributing positively to team culture
• Provides excellent customer service and stays calm under pressure

Occasion interne : Coordonnateur(trice) de site Web

Un poste s’est ouvert au sein de l’équipe des Coordonnateur(trice)s de site Web (WebC), et nous invitons les candidats internes de partout dans l’entreprise à postuler. Ce rôle convient parfaitement à une personne qui excelle en service à la clientèle, en communication et en organisation, et qui souhaite soutenir directement nos clients tout en contribuant à offrir des expériences Web de haute qualité.

À propos du rôle

Les Coordonnateur(trice)s de site Web servent de lien principal entre nos clients et notre équipe de design. Vous aiderez les clients à apporter des mises à jour à leur site Web, recueillerez les informations nécessaires, soumettrez des demandes claires et précises aux designers et vous assurerez que le travail complété répond aux attentes. Ce rôle exige de solides compétences en communication, une approche axée sur le client, de la fiabilité et la capacité de gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique.

Responsabilités principales

Communication avec les clients

• Répondre aux demandes des clients par courriel, téléphone, clavardage et via l’Espace Membre
• Recueillir les détails nécessaires, fournir des recommandations, tenir les clients informés et désamorcer les préoccupations de façon professionnelle

Gestion des tâches et du flux de travail

• Créer des demandes de modifications complètes et claires pour les designers
• Gérer un volume élevé de tâches et respecter les délais prévus
• Vérifier les mises à jour complétées pour en assurer l’exactitude et effectuer les contrôles de qualité avant la mise en ligne des sites

Qualité et exactitude

• Suivre toutes les procédures du département et les meilleures pratiques
• Utiliser les outils et ressources internes pour assurer un traitement adéquat des tâches et minimiser les erreurs

Collaboration inter départementale

• Travailler efficacement avec les équipes Design, Onboarding, Facturation, Rétention et autres
• Escalader les enjeux avec tout le contexte pertinent lorsque nécessaire

Expérience client

• Offrir des conseils en matière de design et des suggestions proactives pour améliorer les sites Web des clients
• Assurer une expérience client fluide, professionnelle et positive

Professionnalisme et fiabilité

• Atteindre les objectifs de productivité et maintenir des temps de réponse constants
• Faire preuve d’assiduité, de ponctualité et d’autonomie dans la résolution de problèmes

Développement continu et contribution

• Se tenir à jour sur les changements de politiques et les appliquer de manière cohérente
• Poser des questions de clarification au besoin et partager des suggestions pour améliorer les processus

Profil du candidat idéal

Nous recherchons une personne qui :
• Communique de façon claire et assurée
• Est organisée, fiable et axée sur les détails
• Gère efficacement le multitâche dans un environnement dynamique
• Utilise les ressources disponibles et suit les procédures avec rigueur
• Travaille de façon autonome tout en contribuant positivement à la culture de l’équipe
• Offre un excellent service à la clientèle et reste calme sous pression